HOE KRIJG JE DRAAGVLAK VOOR EEN VERANDERPLAN IN 8 MINUTEN?

Wie in een grote organisatie dingen wil veranderen worstelt met twee vragen:

- een inhoudelijke vraag: hoe krijg je draagvlak voor het plan?

- een praktische vraag: hoe zorg je dat het veranderverhaal iedereen bereikt? Een grote organisatie heeft medewerkers met allerlei verschillende functies, verschillende opleidingsniveaus, en vaak zitten ze ook nog eens op verschillende locaties. Hoe doe je dat?

Vaak worden daarom medewerkersbijeenkomsten georganiseerd waar het veranderverhaal wordt verteld. Dan bereik je in ieder geval iedereen tegelijk en kunnen de medewerkers ook met elkaar en met het management in gesprek. Maar het is nog een hele kunst om dat wat in de directiekamer is bedacht te vertalen naar een overtuigend en inspirerend verhaal voor de werkvloer. Dit soort presentaties zijn dan ook snel te abstract, te moeilijk, te lang maar ook: te droog.

Het kan anders. Stel je maar even zo’n bijeenkomst voor. Een paar honderd medewerkers in de zaal, een projectiescherm op het podium. Er wordt een filmpje aangekondigd. Het licht gaat uit, en op het projectiescherm verschijnt een hand die met een stift begint te tekenen. Het gekras van de viltstift gaat over in een stem die vertelt over de organisatieverandering die eraan zit te komen. Het verhaal gaat over problemen die de hele zaal herkent en over de oplossingen waar de organisatie voor gekozen heeft. Wat moeilijk is aan de verandering komt aan bod maar ook wat het kan opleveren. Elke zin van het verhaal wordt geïllustreerd met tekeningen, die vaak erg grappig zijn. Er wordt dan ook gegniffeld en soms hardop gelachen in de zaal. Acht minuten later weet iedereen waar het in het veranderplan nu eigenlijk om gaat, wat er bij te winnen valt en ook: wat er van de medewerkers wordt verwacht. Er is in de mensen iets ontstaan wat er voor die tijd niet was: draagvlak, enthousiasme, zin om mee te doen. Gewoonlijk volgt er dan ook een daverend applaus.

Natuurlijk komen er daarna allerlei vragen – maar dat is ook precies de bedoeling. Daar gaat men het tijdens de rest van de bijeenkomst met elkaar over hebben. De vragen die aan het eind van de dag dan nog steeds open staan komen aan bod in het vervolg van het communicatietraject. Het verhaal van de film is namelijk een prachtige basis om op voort te borduren in alle communicatie die er daarna nog volgt. En ook de tekeningen kun je eindeloos hergebruiken.

Meestal wordt de tekenfilm ook buiten de eigen organisatie vertoond. Hij komt dan op Youtube te staan of op Facebook. Hij komt  op de iPads van iedere medewerker die externe contacten onderhoudt, gaat mee naar klanten, congressen etcetera. Zo kan de organisatie overal laten zien waar ze voor staan en wat ze van plan zijn.

Ik herinner me nog goed het moment dat het tot me doordrong dat we echt iets heel bijzonders voor elkaar kregen met die tekenfilms… De ware lakmoestest voor draagvlak is namelijk of je mensen na het applaus ook echt in beweging krijgt, of ze mee gaan doen. Dat zag ik gebeuren bij de derde tekenfilm die we maakten, eentje waar (voor het eerst) een oproep tot actie in zat. De inspreker, een lid van de Raad van Bestuur, eindigde met een oproep aan de teams: ‘bel me als je hierover met mij in gesprek wilt gaan.’ Ik dacht nog: nou, voordat teams gaan bellen met de Raad van Bestuur moet er heel wat gebeuren… Maar wat denk je? De man van de Raad van Bestuur werd tot zijn schrik bij veertig teams uitgenodigd. Toen ik 'm weer zag klaagde hij, met een grijns van oor tot oor, dat hij sinds de film aan werken niet meer toe kwam... 

Een tekenfilm is interessant als je:

- uit bent op draagvlak voor een verandering (een organisatieverandering, of misschien wel een maatschappelijke verandering)

- een visie hebt die je op een levendige manier wilt presenteren en concreet wilt maken

- grote groepen mensen wilt bereiken (denk aan 1000 mensen of meer. Voor kleine doelgroepen wordt dit medium gewoonlijk te duur gevonden)

- niet bang bent voor een beetje humor in het verhaal.

Het medium tekenfilm is niet bruikbaar voor zaken als stappenplannen, gebruiksaanwijzingen, schema's, modellen, matrixen, transponeertabellen etcetera. De ideeën achter de nieuwe organisatiestructuur of de transponeertabel kunnen wel geschikt zijn als onderwerp, maar de transponeertabel zelf niet.

Qua timing is het van belang dat het plan waar je over wilt communiceren al klaar is. Zolang er onder de beslissers nog geen overeenstemming is over waar het heen moet en hoe daar te komen, moet je niet al gaan proberen het veranderverhaal te maken. Zie hierover mijn artikel over timing in verandercommunicatie
En verder gelden voor zo’n tekenfilm dezelfde succesfactoren als voor verandercommunicatie in het algemeen. Klik hier voor een overzicht.

Meer weten? Bel me dan op 020-3306685 of mail naar johanna@veranderverhaal.nl

Nog even wat praktische punten:

- De productietijd van zo’n tekenfilm is ongeveer 2 maanden. Ik doe de research en schrijf het scenario, dan presenteert de tekenaar zijn schetsen, en dan volgt de opname en de nabewerking.

- als je een film nodig hebt die zowel voor een externe als een interne doelgroep bedoeld is dan kun je overwegen er een knip in aan te brengen: 8 minuten voor de externe doelgroep, met een stuk ertussen geschoven waarin de consequenties voor de eigen medewerkers worden uiteengezet.

- Meerdere taalversies zijn mogelijk.

- Ik maak deze films met een vast team: ik doe de research en maak het verhaal, Lex Dirkse tekent, P&P regisseurs regisseert, produceert en monteert. Jos Wabeke is de compositor en bij Bob Kommer Soundstudio worden de geluiden eronder gezet.