CHECKLIST EFFECTIEVE VERANDERCOMMUNICATIE 

Communicatie kan geweldig helpen als je mensen mee wilt nemen in een verandering. Als je de volgende tips in acht neemt zul je makkelijker draagvlak krijgen. De checklist is gemaakt  voor organisatieveranderingen, maar de principes zijn gemakkelijk te vertalen naar andere situaties. 

1. Benoem het probleem

Hou je verre van dooddoeners zoals 'het gaat al hartstikke goed maar het kan altijd beter.'

Benoem juist onomwonden de problemen die om een oplossing vragen. En hoe eerlijker je vertelt wat er mis is, hoe sneller je mensen mee zult krijgen. Humor helpt daarbij. 

2. Hou het dicht bij huis en maak het herkenbaar

Veel verandercommunicatie blijft hangen in gemeenplaatsen als 'De veranderingen in de wereld volgen elkaar steeds sneller op.' Niet doen! Laat 'de veranderingen in de wereld' over aan het NOS Journaal, en heb het uitsluitend over de situatie in je eigen organisatie. En illustreer dit met levensechte, waar gebeurde voorbeelden. 

 3. Zorg dat over de gewenste verandering een kernverhaal wordt gemaakt dat jaren meekan

Gooi de Powerpoint het raam uit en zorg dat er een begrijpelijk, concreet en herkenbaar verhaal komt over waar de organisatie naartoe wil en waarom. Zorg dat dat verhaal zo wordt ingestoken dat het niet binnen drie maanden alweer verouderd is, maar dat het juist jaren meekan - de meeste veranderingen kosten immers meer tijd dan 3 maanden. 

Kijk of je het verhaal zo in elkaar kunt zetten dat het interessant is voor de medewerkers, maar ook voor andere belanghebbenden – denk aan klanten of samenwerkingspartners. Als het puur om een interne verandering gaat is dat waarschijnlijk niet zinvol, maar waar het mogelijk is moet je het eigenlijk altijd doen. 

Het breder insteken van het verhaal heeft nog een voordeel. Het zorgt ervoor dat de focus niet uitsluitend op het interne proces komt te liggen, maar op het doel van elk veranderproces: meer waarde leveren aan de klant of aan de maatschappij.  

4. Laat zien wat mensen zelf kunnen doen om de verandering te laten slagen

Als een verandering vastloopt, dan wordt vaak gedacht dat de mensen die in beweging zouden moeten komen 'in de weerstand' zitten. Veel vaker is het zo dat die mensen best willen bewegen, als ze maar zouden weten waarheen en hoe. Beantwoord dus altijd de vraag die iedereen zich zal stellen: wat moet ik dan anders doen dan ik het nu doe?  

5. Kies het juiste medium/distributiekanaal

Als er een grote bijeenkomst aan zit te komen over de plannen van een organisatie, dan is een film een heel geschikt medium. Ik ben zelf erg enthousiast over het genre whiteboard animatie (zo'n film waarin je een cartoonist ziet tekenen bij het verhaal) omdat je met tekeningen het onzichtbare zichtbaar kunt maken. Die film komt na de première natuurlijk op internet en gaat op de Ipad mee naar klanten en samenwerkingspartners. 

Bij kleinschalige bijeenkomsten kiezen mijn klanten vaak voor een verhaal dat ter plekke wordt voorgelezen. In zo'n verhaal doorloopt een verzonnen hoofdpersoon, uiteraard met de nodige tegenslagen, de verandering die van de hele organisatie wordt gevraagd. Soms wordt er een acteur ingehuurd om het verhaal voor te lezen of te spelen. De beste vertolking die ik ooit zag was bij Rijkswaterstaat, door een medewerker met 20 jaar ervaring bij het amateurtoneel. 

Als het lastig is om medewerkers bij elkaar te krijgen dan is een mini-boekje vaak een goede oplossing. Transavia koos daar bijvoorbeeld voor: hun medewerkers zijn immers altijd onderweg. Hier kun je lezen hoe dat boekje werd ontvangen. 

Voor de storingsmonteurs van Alliander, die ook altijd op pad zijn, maakte ik een handzaam gidsje over de verandering die de organisatie wilde doorlopen. Op de wekelijkse vergadering pakten veel teamleiders dat boekje er even bij om de lopende zaken te verbinden aan het hogere doel. 

Tenslotte…

De lakmoestest: hoe weet je dat een veranderverhaal geslaagd is?

Wat ik zelf een goed teken vind is als mensen zo'n verhaal gaan gebruiken voor dingen waar niemand ooit aan gedacht heeft: 

- Toen ik voor Avans Hogeschool een animatiefilm had gemaakt over hun meerjarenbeleidsplan, bedoeld voor intern gebruik, bleken Avans-docenten de film te vertonen op voorlichtingsbijeenkomsten voor nieuwe studenten. 

- Voor de medewerkers van Transavia maakte ik een klein boekje over de penibele financiële situatie waarin het bedrijf zich op dat moment bevond. Ik mocht daar geen reclame voor maken omdat men de vuile was niet buiten wilde hangen... totdat bleek dat de inkopers van Transavia het boekje aan hun leveranciers gaven om duidelijk te maken dat meer korting toch wel op z'n plaats was. Ze kregen inderdaad korting omdat het, aldus de leveranciers,  'zo'n eerlijk verhaal was' (zie tip 1.)  

- Toen ik voor het Ministerie van VWS een Survivalgids voor ambtenaren had gemaakt vertelde mijn contactpersoon dat hij zeker wist dat hij nog 2 dozen in de kast had staan 'en nu staat er nog maar een!' 

 

Wil je elke maand in je mailbox tips ontvangen over verandercommunicatie? Schrijf je dan links op deze pagina in.