OUD ZEER BIJ VERANDERTRAJECTEN - HOE GA JE ERMEE OM? 3 TIPS
Weerstand bij organisatieveranderingen komt vaak voort uit oud zeer: eerdere veranderpogingen zijn mislukt, en dat is men nog niet vergeten. Hoe doorbreek je dat? In dit artikel 3 tips plus een interessant voorbeeld uit mijn praktijk: een kleine verandercampagne voor het Ministerie van VWS.
1. Voorkomen is beter dan genezen
Oud zeer is bijna altijd het gevolg van eerdere veranderingen die niet goed hebben uitgepakt. Maar vreemd genoeg leiden ook veranderingen die wél succesvol zijn geweest soms tot oud zeer. Dat komt omdat veel veranderingen met een enorm communicatiebombardement worden aangekondigd terwijl er daarna niets meer van wordt vernomen. Veel mensen denken dan dat de verandering wel mislukt zal zijn: nooit meer wat over gehoord, zeker afgeblazen.
Het is beter om de communicatie goed te doseren over het hele traject. Verschiet niet al uw kruit aan het begin, maar blijf tijdens het verandertraject communiceren over de voortgang en de afloop. Bericht over de successen en de positieve resultaten die er behaald zijn, maar vergeet vooral niet te communiceren over de moeilijkheden waar men tegenaan loopt en hoe men die heeft opgelost. Een verandertraject is immers altijd een leerproces.
Is een verandertraject succesvol geweest dan kan het handig zijn om de resultaten, de aanpak en de geleerde lessen op te tekenen of anderszins uit te dragen, voor bij volgende veranderprocessen.
2. Erken het oud zeer
De beste manier om met oud zeer om te gaan is laten merken dat u weet dat het bestaat en waar het vandaan komt. Oud zeer valt niet weg te poetsen door het te negeren of af te doen als gezeur. Integendeel. Gemotiveerde medewerkers houden er niet van als verandertrajecten mislukken; voor hen voelt het als een belofte tot verbetering die niet is nagekomen. Je zou dus kunnen zeggen: oud zeer wijst niet alleen op mislukte verandertrajecten, maar ook op gemotiveerde medewerkers die juist willen dat veranderingen wél slagen.
3. Benoem niet alleen de voordelen, maar ook de nadelen van de nieuwe oplossing
Voor elke verbetering moet eerst een prijs worden betaald. Men zal zich opofferingen moeten getroosten, nieuwe dingen moeten leren, gegarandeerd komen er moeilijkheden die niemand had voorzien.
Veel communicatie over organisatieveranderingen gaat wel over de voordelen, maar niet over de nadelen. Daardoor wordt gesuggereerd dat men in het beloofde land kan komen zonder er moeite voor te hoeven doen en zonder er iets voor te hoeven opgeven. Dat gelooft natuurlijk geen mens. Heb het daarom niet alleen over de voordelen, maar ook over de nadelen en over de problemen die onderweg te verwachten zijn. Alleen zo voorkomt u dat ambivalentie over het verandertraject wordt weggedrukt en daardoor vanzelf weer gaat leiden tot nieuw oud zeer.
Praktijkvoorbeeld
Op het Ministerie van VWS is een aantal jaren geleden geprobeerd een centraal digitaal documentbeheersysteem te introduceren. Om allerlei reden mislukte dit, en uiteindelijk werd de stekker eruit getrokken. De ambtenaren gingen voort zoals zij altijd hadden gedaan: iedereen bewaarde z'n documenten op z'n eigen harde schijf, volgens een zelfbedachte systematiek. En zoals iedereen weet die het op z'n eigen computer met een dergelijk systeem moet doen: er was veel verwarring over versies, er was veel onvindbaar, er raakte veel zoek, en er ging van alles fout.
Momenteel wordt een nieuw systeem gebouwd, dat moet slagen waar het eerdere systeem gefaald heeft. Maar ja, de ambtenaren zijn de mislukte poging natuurlijk nog niet vergeten! Het Ministerie vroeg mij daarom een klein boekje te maken om het oude zeer over de eerdere poging weg te nemen en de geesten rijp te maken voor het nieuwe project. Men wilde geen non-fictie, maar fictie: een verzonnen verhaal dus, waarin uiteraard allerlei informatie over het nieuwe systeem verwerkt zou zitten.
Ik schreef een komisch verhaal over een ambtenaar, Marjolein genaamd, die zich met hand en tand verzet tegen digitaal documentbeheer en werkelijk alle denkbare vormen van weerstand vertoond, tot sabotage aan toe. Illustrator Lars Deltrap maakte er tekeningen bij. Het tot in het absurde overdrijven van de nadelen van de verandering (zie de afbeelding) leidde tot mogelijkheden die we aan het begin van het traject niet voorzien hadden:
- De tekeningen bleken heel geschikt om posters van te maken met geheimzinnige teksten, die in de lichtbakken van het Ministerie werden opgehangen. Dat creëerde het nodige 'gegons.'
- Vervolgens schakelde het Ministerie de kwartiermakers van het project in om de boekjes te verspreiden in hun eigen netwerk. Dit vertrouwen op spontane verspreiding werkt vooral goed als je mensen iets in handen geeft dat ze zo bijzonder vinden dat ze het graag willen weggeven aan anderen.
- Maar het meest onverwachte effect was toch wel dat de de ambtenaren van het Ministerie nu steeds vaker vragen waar dat nieuwe systeem toch blijft....
Kortom, een kleine campagne, maar met een groot effect.
Voor een visuele indruk van het boekje kunt u hier kijken.
Wilt u het verhaal ook lezen, vraag dan een pdf aan via johannakroon@veranderverhaal.nl