Weerstand en oud zeer bij een IT-traject 

Op het Ministerie van VWS is een aantal jaren geleden geprobeerd een centraal digitaal documentbeheersysteem te introduceren. Om allerlei reden mislukte dit, de stekker werd eruit getrokken. De ambtenaren gingen voort zoals zij altijd hadden gedaan: iedereen bewaarde z'n documenten op z'n eigen harde schijf, volgens een zelfbedachte systematiek. Met alle ellende van dien.

Binnenkort komt er een nieuw systeem voor digitaal documentbeheer. Maar de ambtenaren zijn de mislukte poging natuurlijk nog niet vergeten! Het Ministerie vroeg mij iets te bedenken dat het oude zeer over de vroegere mislukking zou wegnemen en de geesten rijp zou maken voor een nieuwe poging. Doe iets met storytelling, zeiden ze.

Het werd een miniboekje met een komisch verhaal over een ambtenaar, Marjolein geheten, die zich met hand en tand verzet tegen het nieuwe systeem en alle denkbare vormen van weerstand vertoont, tot sabotage aan toe. Illustrator Lars Deltrap maakte er tekeningen bij.

Van de tekeningen werden posters gemaakt met geheimzinnige teksten, die in de lichtbakken van het Ministerie werden opgehangen. Dat creëerde het nodige 'gegons.'  Vervolgens schakelde het Ministerie de kwartiermakers van het project in om de boekjes te verspreiden in hun eigen netwerk. Dit vertrouwen op spontane verspreiding (viral marketing) werkt vooral goed als je mensen iets in handen geeft dat ze zo bijzonder vinden dat ze het graag willen weggeven aan anderen.

Al snel vroegen de ambtenaren van het Ministerie zich af waar dat nieuwe systeem toch bleef.... een systeem overigens dat niet langer digitaal documentbeheer wordt genoemd maar... Marjolein!

Kleine campagne, groot effect.

Voor een pdf van het boekje kun je mailen naar johannakroon@veranderverhaal.nl